У любого предприятия всегда найдётся, что оптимизировать. Бюджет компании могут «подъедать» высокая аренда помещений, невыгодные договоры с контрагентами, неумелое продвижение продукции, коммунальные платежи и многое другое. Как сократить расходы и что для этого нужно — рассказываем в статье.
Суть вопроса
Без оптимизации расходов невозможно устойчивое развитие компании на рынке. При этом не важно, идёт речь о крупной компании или о небольшом предприятии.
Снижение расходов влияет на:
- повышение прибыли;
- устойчивость и конкурентоспособность на рынке;
- адаптацию к постоянно меняющимся экономическим условиям.
Стоит помнить, что оптимизация расходов — это не разовая акция, а постоянная работа, и стабильная прибыль её не отменяет.
Прежде чем предпринимать меры, необходимо определить конкретные проблемы, найти дыры, через которые уходят деньги.
Выявление причин
Понять, что можно оптимизировать, а что — не стоит, поможет полная картина расходов компании.
«Сначала необходимо выявить ключевые и не ключевые процессы для деятельности компании. Далее нужно оценить, какие расходы несёт компания, выполняя все эти процессы. Учитывать стоит и нематериальные расходы, например, время руководства, которое оно тратит на контроль не ключевых процессов», — рекомендует генеральный директор компании, специализирующей на аутсорсинге Нина Конюшева .
Для анализа расходов фирмы необходимо систематизировать траты. Можно объединить их по группам, например, «закупка материалов», «обслуживание оборудования» и т.п. Или сегментировать их по принципу «постоянные» и «переменные». К первым относится всё, что платится регулярно, независимо от внешних факторов: налоги и страховые взносы, аренда офиса и склада, зарплата сотрудникам, коммунальные платежи. Ко вторым — те, которые возникают разово или не часто, например, оплата тарифов за лицензии учётных систем или сервисов ЭДО, а также чай-кофе и печеньки в офисе.
«Расходы можно поделить на внутренние и внешние. К первым относятся те, которые связаны с бизнес-процессами: реклама, внутренняя логистика, согласование документации и подобное. Ко вторым — перевозки, производство, поставки материалов», — рассказывает основатель бренда бытовой химии и техники для дома Алекс Кейн Салдана .
Используйте ту структуру расходов, которая позволит увидеть всю картину внутри компании наиболее полно.
Расчёт юнит-экономики
Юнит-экономика — инструмент, который помогает видеть соотношение между выручкой и расходами на юнит (единицу товара или услуги). Если у организации большой ассортимент товаров, то расчёт можно делать не по штукам, а по товарным категориям. Юнит-экономика использует метрики. Они позволяют понять, какой ценовой коридор можно установить для отдельного продукта, стоит ли предлагать новый товар, какой канал продвижения использовать и др.
«Внедрение юнит-экономики обязательно для бизнеса любого масштаба. Так вы начнёте видеть цифры и будете точно знать, где проседаете», — советует Алекс Кейн Салдана .
Есть модели юнит-экономики: клиентская, где юнитом считается клиент, и транзакционная, где в качестве юнита выступают сделки или физические товары. Первая пойдёт тем, кто ведёт бизнес как в онлайн-формате, так и нет. Вторая, как правило, используется для офлайна.
Помимо формирования картины по продуктовым категориям или отдельным товарам, юнит-экономика позволяет:
- убедиться в рентабельности проекта;
- делать бизнес прогнозы;
- найти новые идеи для улучшения и реализации товаров или услуг;
- лучше понимать отдельные бизнес-процессы.
То есть, юнит-экономика помогает увидеть, где и на что организация расходует деньги, а на чём зарабатывает.
Как можно сократить расходы
После того, как траты компании выражены в соотношении конкретных цифр, стоит подумать, как можно сокращать расходы.
И тут важно обратить внимание вот на что: в погоне за сокращением трат качество продукции вашей компании или предоставляемых услуг не должно пострадать. Например, у предприятия есть мебельное производство (кухни), для которого закупалась недешёвая фурнитура. Руководитель посчитал, что сможет оптимизировать расходы за счёт отказа от дорогих элементов в пользу бюджетных. Однако новая фурнитура стала быстро ломаться, покупатели предъявляли претензии и её меняли по гарантии. Соответственно возросли расходы на покупку элементов фурнитуры на замену вышедшим из строя, а мастера-сборщики вынуждены были выезжать к бывшим клиентам и тратить время на неоплачиваемые работы.
Пример показывает, что желание урезать расходы может обернуться дополнительными тратами денег и времени. Помимо этого, низкое качество товаров и услуг быстро скажется на репутации компании.
Рассмотрим способы оптимизации расходов, которые помогут снизить траты без ущерба для репутации и прибыли компании.
Передача части процессов на аутсорсинг
Компания может передать часть процессов на аутсорсинг. На внешнее управление передают не профильные (не ключевые) задачи. К примеру, пекарня отдаёт на аутсорс работу юриста, бухучёт, маркетинг или дизайн сайта.
«Анализ расходов покажет, что некоторые процессы вполне можно передать на аутсорсинг. Это будет финансово выгоднее, нежели продолжать вести их силами самой компании. С одной стороны, организация меньше контролирует те процессы, которые переданы на внешнее управление. Но с другой стороны, аутсорсинговые компании в большинстве случаев выполняют принятые на себя функции лучше. А если сотрудничество не устроило, то всегда можно найти другого партнёра», — объясняет Нина Конюшева .
Кроме того, за внешних работников не нужно платить налоги и страховые взносы, оплачивать им больничные и отпуска.
Для передачи внешних функций заказчик выбирает исполнителей, которые имеют профильную специализацию. То есть проблем с компетентностью и экспертностью аутсорсеров не возникает. А у заказчика появляется время и возможность сконцентрироваться на продукте.
Дистанционный формат работы
Перевод сотрудников на удалёнку позволяет сэкономить на аренде помещения. Например, если весь штат размещается в большом офисе, то перевод части работников на дистанционную работу позволит снизить траты фирмы за счёт аренды помещения меньшей площади.
Кроме того, такой формат работы экономит время работников на проезд до офиса и обратно. Кто-то успевает отвести ребёнка в садик или школу, заниматься спортом и высыпаться. Всё это в комплексе влияет на работоспособность, а значит и эффективность сотрудников в течение дня.
Автоматизация бизнес-процессов
Автоматизацию можно рассматривать как один из способов снижения расходов компании. Да, сначала это приведёт к определённым тратам, но общее число расходов в последующем снизится.
Давайте рассмотрим ситуацию. У небольшого ООО, занимающегося пошивом одежды, есть производственные мощности, в частности старое швейное оборудование. Компания работает, но станки из-за износа отдельных элементов периодически выходят из строя. Сотрудникам организации приходится вызывать мастера для ремонта оборудования, что влечёт затраты. При этом на сломанном станке невозможно шить, а значит — возникают издержки из-за простоя. Сотрудник, который работает на этом станке не может выполнять свои обязанности, но зарплату получает.
То есть, компания тратит деньги на ремонт станка и оплату труда сотрудника (и прочие платежи), но при этом ни единица оборудования, ни сотрудник не работают, а значит не приносят прибыль. Снижением издержек в данном случае может стать приобретение новой автоматизированной линии оборудования.
Внедрение автоматизированных систем производства, в том числе для склада и логистики — сегодня это «must have» фактически для любой организации.
«В эпоху онлайна в бизнесе победит самый быстрый. Поэтому нужно стараться автоматизировать все процессы, чтобы не допускать простоя. Сотрудники меньше будут сидеть без дела — у них вырастет эффективность работы на единицу зарплаты», — отмечает Алекс Кейн Салдана .
Какой именно способ автоматизации подойдёт зависит от деятельности субъекта бизнеса и её масштабов.
Использование ЭДО
Один из вариантов автоматизации процессов в компании — внедрение электронного документооборота. Причём речь идёт не только об ЭДО с контрагентами, но и внутри организации и при сдаче отчётности в госорганы.
С одной стороны, внедрение сервисов ЭДО стоит денег. Сегодня много специализированных IT-компаний предлагают варианты автоматизации «под ключ» как для крупных компаний, так и для субъектов малого бизнеса.
С другой стороны, настроенный один раз и подобранный под нужды организации сервис ЭДО, позволит сэкономить на покупке бумаги, расходниках для оргтехники, аренде помещений для хранения документации, курьерской и почтовой пересылке. Стоит отметить, что подобные программные продукты позволяют обмениваться именно юридически значимыми документами.
Ошибки при оптимизации расходов
Некоторые компании используют способы оптимизации расходов, которые в итоге приводят к ухудшению положения. Вместо преодоления финансовых трудностей субъект бизнеса скатывается к кризису.
Итак, что не стоит делать:
- Снижать оплату труда. У сотрудников должна быть мотивация. За свою работу они получают зарплату, возможно, премии. Если их лишить этого, то энтузиазма в работе не будет. Кому-то из сотрудников будет выгоднее найти новое место.
- Сокращать работников. Убрав, например, две из четырёх штатных единиц компания сэкономит на зарплате, налогах, взносах, отпусках и больничных. Оставшиеся сотрудники даже могут ощутить небольшую прибавку. Только вот объём задач останется прежним, а работников в два раза меньше. Не известно, как долго оставшиеся сотрудники смогут тянуть такую нагрузку.
- Экономить на рекламе. Некоторые компании не хотят вкладываться в новые каналы продвижения своих товаров и услуг. Однако потребителям необходимо регулярно напоминать о себе, делать это простым и понятным языком.
И ещё один момент. Отдельные компании не прибегают к такому инструменту как сотрудничество с организациями-единомышленниками. Например, можно скооперироваться и общими усилиями провести рекламную кампанию или розыгрыш продукции для привлечения клиентов. Можно договориться о взаимных льготных условиях. Представьте, известная компания предлагает на выгодных условиях пекарне небольшую часть собственного помещения в арену. Взамен пекарня продаёт сотрудникам этой компании свежую выпечку и кофе со скидкой.
